電子郵件歸檔
Mail Archiving Expert 電子郵件歸檔專家
企業在面對電子郵件管理時，最棘手的問題不外乎是該如何管理經年累月不斷成長的電子郵件數據 – 能在符合法規的條件下長期保存，也能在需要舉證時，快速搜尋找到關鍵的電子郵件。
Mail Archiving Expert除了能夠解決即時歸檔，防止使用者誤刪郵件外，也提供完整的郵件生命週期管理，可依年份將郵件自動搬移至不同的儲存媒介，也可依部門別保留不同年限的郵件。提供彈性的調閱權限管理，搭配查詢結果指定給其他管理人員做再次查詢的調閱流程，精確定位出需調查的信件，避免授權過度而看到不應被調閱的信件內容。
導入架構圖
Journal Mode：建議自行架設電子郵件主機企業導入
信件歸檔示意圖
彈性分權管理
分權角色設定超自由，可多樣性的依組織複雜的架構，設定出多種角色管理的排列組合不管是跨部門、跨區域或階層式的管理結構，均可輕鬆建構。
多元調閱機制
不論歸檔資料儲存位置，均可以做條件式的過濾，從茫茫信海中調閱出需要的信件不會因為保存愈久，要調閱的信件就淹沒在龐大的數據裏。
郵件生命週期
可做遠端儲存資源管理，可依年、月、日自動做歸檔目錄切割，或者是依保存時間自動做歸檔空間搬移，並且可依不同部門做不同保存期限的設定。
產品特色
無縫整合使用者郵件查詢與調閱習慣
- 透過 Outlook 插件，可於 Outlook環境直接查詢調閱已歸檔信件、匯出獨立的 PST 檔
- 提供 OWA 插件 (Outlook Web Access)，可透過瀏覽器直接存取查詢已歸檔的信件，降低操作門檻
- MyMailGo 手持裝置專屬查詢介面，精簡化的查詢步驟與調閱資訊，彈指之間輕鬆操作
電子郵件挖掘，輕易找出關聯郵件行為
- 搜尋引擎所需的全文檢索空間，僅需原信件容量約 10%。經過無數次的實驗與觀察，唯一取得儲存空間與搜尋速度的最佳平衡
- 多名稽核人員可以同時對同一個調查案件資料進行稽核，記錄稽核過程，顯示進度，協同調查進行電子郵件挖掘
- 針對異常行為的搜尋結果，可以再次搜尋其他條件，更精確定位出可疑電子郵件內容
雲地混合備份與歸檔
- 可根據法規需求動態調配資料存放位置，自動備份至雲端減少本地儲存空間的壓力
- MyMail 個人化介面，可搭配 Outlook 插件維持使用者操作習慣外，其雲地混合架構，在郵件服務中斷時，可暫時切換至地端查詢及回覆信件，確保營運不中斷
- 已歸檔信件可復原為 PST/NSF 存檔格式，便於匯入稽核人員讀信軟體
符合法規的郵件稽核、郵件歸檔，不怕舉證找不到
- 10 種常用可計次的個資特徵，部份特徵並且有驗算公式，符合個人資料保護法受保護的機敏資料
- 異常行為一鍵化查詢，結合營業秘密法顧問服務流程，讓制度建立與執行運作更密切
- 郵件生命週期管理，自動化保存符合各項法規要求需保留 3 至 7 年不等的規範
